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[推薦]簡報技巧         

布里斯班对悉尼fc比分:簡報技巧

作者:佚名來源:PowerPoint制作技巧|PowerPoint Tips|PPS|PPT making|課件制作技巧|PPT tips|幻燈片制作技巧|PPT制作技巧|課件技巧|PPT material|Powe點擊數: 更新時間:2005-6-29 11:06:07      收藏此頁到365Key

黄金海岸联vs悉尼fc www.cemgtk.com.cn

 

這篇稿子原是907月在政治大學「研究方法」研習營「信息搜集與信息組織」的教材,是個人的心得,掛上網是希望大家能給我建議和指教,文章是永遠沒有寫完的時候,網頁的好處是我有了新的學習或體驗,或接到「顧客」的賜教,我都可以隨時將內容加進來。

一、前言

我們不知道看過多少人做演示文稿,聽過多少場演講,相信大家也都做過演示文稿,被邀請演講無數次!演示文稿,多么容易的一件事!以前我不這么認為,現在還是無法這么告訴自己。

演示文稿的目的在傳達訊息,所以有演講者將整頁的文字稿直接影印成投影片;有演講者深怕遺漏重要訊息,照著投影片的內容逐字宣讀;有演講者準備的投影片花俏得讓我覺得他好象是在教演示文稿軟件;也曾經有過經驗,聽完一場演講回來,我竟不知道演講者長什么模樣,因為他始終和我們一樣看著屏幕自說自話,我只能看到他的背景。

到底一場成功的演講該注意那些細節,一直希望有機會將演示文稿技巧的理論與PowerPoint實務結合,借著這次研習的機會,將初步的匯整結果與大家分享,也請大家不吝指正。

 

二、演示文稿成功的關鍵

 

演示文稿成功的關鍵可以歸納為內容、態度/形象、和聲音三部份。請您猜猜看那項是演示文稿成功的關鍵呢?想想我們每次為了演示文稿搜索枯腸地找資料寫腳本,答案當然是內容啰!

錯,我們辛辛苦苦準備的內容只占7%;演示文稿成功最主要的關鍵是能度/形象,占了58%;其次是聲音,占35%?;叵胍幌濾降拿?,那么這層道理也就不說自明了。

小記:還記得有一次去聽一場智能財產權的演講,因為初初接觸這個領域,這演講者的身份背景都不是很清楚,只是覺得題目很有興趣就walk in,結果那位演講者真是令我驚訝,他是穿了西裝,可是皮帶有一大截在外頭晃,襯衫我不知道他是要扎進去還是放出來,要是我這樣媽媽和所有可以念我的人都會叫我把衣服扎好,我開始懷疑,我要不要聽他的演講?理智告訴我不可以以貌取人,所以我還是坐下來了,沒錯,他的演講正和他的穿著一樣的sloppy,投影片有做的說不細講,講的說沒有做投影片。

演示文稿是說服的藝術,要說服觀眾接受我們的觀點,首先要抓住觀眾的注意力,然后幫助觀眾清楚地了解我們要傳達的訊息,引導觀眾同意我們的觀點,最后建立共識。

做為信息時代的演講者,可以運用信息科技來幫助我們建構訊息,優質的內容,難不倒我們,但是真正能夠說服觀眾的不是資訊科技,也只是豐富的內容,而是我們誠懇的態度、專業的形象。所以,下回再有簡報機會時,讓我們多花些精神來準備佔成功簡報93%的態度、形象和聲音!

 

態度

我能做好演示文稿

我的內容很有價值

我的觀眾很重要(顧客焦點)

我要讓觀眾很有收獲

形象

情緒

我很高興來做演示文稿

我要用熱情感染我的觀眾

衣著

我很專業

我很有精神

男:西裝(深色)﹑兄襯衫(白)

女:套裝﹑裙子﹑包鞋(最好有點高度,這樣可以讓自己時時保持抬頭挺胸)

聲音

運用聲調技巧

停頓

感情

目光接觸

節奏快慢

加強

三、成功演示文稿七步驟

(一)觀眾

如果能夠事先知道觀眾的基本信息,那么在設計演示文稿訊息時,就可以將觀眾的特性融入演示文稿中。觀眾為什么會來聽我們演講,想從我們的演講中得到什么?我們的演示文稿內容能不能符合觀眾的需求?觀眾的人數有多少?

觀眾對主題的熟悉程度如何?所有人都很熟悉,還是只有部分人熟悉?觀眾的背景、教育程度、工作性質等同構型有多高?如果我們的觀眾對我們所要講的主題已經很熟悉,我們還講眾人皆知的基本觀念,是會讓人很厭煩的;反之,如果我們的觀眾對主題一點也不熟悉,而我們一下子就切入核心,讓觀眾一頭霧水,或者滿口聽不懂的專有名詞、英文簡稱,讓觀眾充滿挫折,那么觀眾也不會贊美我們的。

所以,根據觀眾分析來準備演示文稿內容,需要為觀眾建立背景知識時,請大方地加以解釋,再把焦點拉回主題,讓所有觀眾都能同步。所以,也不要在中途塞給觀眾太多的參考資料,這樣觀眾會分心,還跟不上進度,請把所以補充資料全部放在最后面,甚至另外制作附錄,讓觀眾帶回去參考。

(二)訊息

演示文稿最主要的目的是傳達訊息,所以的內容都應該輔助訊息的傳達,與此目標無關的,都不應該在演示文稿中出現。

演示文稿設計的原則是KISS (Keep It Simple and Stupid)。其實準備演示文稿內容和寫文章是一樣的,訂好題目后,先列出大綱,把重要的觀念和關鍵詞的關連性架構出來,接下來再加上創意,以數據、圖表、動畫等視覺工具來輔助說明。

 

文字的使用

善用PowerPoint的演示文稿設計模板,可以省去我們配色定字型的時間。切記演示文稿是輔助我們傳達訊息,真正在傳達訊息,說服觀眾的是我們,所以不要將投影片設計成小抄或腳本,照本宣科。我們可以從行銷的角度來看,如果我們只是照念的話,那么同樣的內容,以后可能就是下面聽講的人來念,而不是我們了,所以每場演講都應該建立我們的無可取代的優勢,傳達不是演示文稿投影片就好了,要有我們演講才成功。再從智能財產權的角度來說,如果投影片的內容是滿篇文字,信息就完全揭露了,下次再講就缺少了新穎性,就得追求進步性;君不見著名的演講者,一套投影片走天下,場場瀑滿,沒有人嫌投影片一樣,因為詮釋不同。

所以制作投影片請掌握Magic Seven原則,每張投影片傳達5個概念效果最好,7個概念人腦恰恰好可以處厘,超過9個概念負擔太重了,請重新組織。(7259
字體大小

投影片的字體要大、行數要少,為什么,請看下圖便知分曉:

 

記?。何頤鞘搶囪萁?,不是來做視力檢查!

字體大,行數自然就少,當然就符合Magic Seven原則!

 我的建議是:

 

 

 

 

 

 

 

大標題至少要用44點以上的字,如果會場很大、很深的話,點數最好再提高。

還有,千萬別忘了,投影片的大小標題,請盡量用粗體,不要說我在計算機屏幕上看很清楚??!我們是要投影出來給觀眾出來給觀眾看,而不是請觀眾一個一個來計算機屏幕上看的。

另外,除非是自備notebook,否則請不要選用細明體和標楷體以外的字型設計,因為會場的計算機可能無法支持,千萬不要冒這個險!

標題的使用

標題是每張投影片的主軸,請簡潔有力地傳達每張投影片的重點,最好是以59個字來說明,因為再多字一行就擠不進去了,就算擠得進投影片,也擠不進觀眾的腦中,而后者顯然是比較重要的。

因為標題只能取59個字,所以冗贅之字就無須出現,例如:「的圖形」(難到我們畫得讓觀眾看不出來是圖嗎?)「百分比分析」(由表中不就看出來了。

其實每張投影片就是大小標題的組合,也就是概念的串連,除非是要引述一段文字,或是名言,否則是不會出現超過兩、三行的文字的,就是是要引用一段文字,或者是名言,也應該幫觀眾掌握訊息,以不同顏色或是畫線標示重點。

勿用標點符號

既然投影片就是大小標題的組合,那么就不需要出現標點符號,尤其是冒號和句點,更是可以直接省略。

投影片上的訊息都已經分類串連好了,也都以項目符號、字型字體等加以分段組織,所以大部份的標點符號都是多余的。

至于括號,也盡量少用,特別是在標題上若加上括號就好象在大庭廣眾咬耳朵一樣,如果在大標題中真的覺得有加括號的必要,那就把它放到次層標題中,這樣可以讓我們的標題簡潔有力。

 

縮寫的使用

用英文縮寫字可以讓演示文稿內容更精簡,更專業!

那可不一定,縮寫的效果只有對非常熟悉主題的人才有用,所以除非我們非常確定覯眾的背景,否則還是將全文拼出較佳。

還好,演示文稿不像看書或文章,我們希望帶著觀眾跟著演示文稿的進度走,所以不能期望觀眾在第二張投影片學會的縮寫就能馬上應用到后面,更別提有很多人演講是會遲到或神游的。

 

數字的使用

數字會說話,所以善用數字來支持我們的觀點或是論證,效果最好,因此,統計數字也是演示文稿常用的信息。

在演示文稿中引用統計數字時,投影片中宜以精確數字呈現,但在口述時,不要太拘泥于精確數字,而應使用近似值,因為近似值容易記憶容易聯想,只有在特殊目的的時候,才需要使用精確數字。

 

關聯信息的使用

信息透過時間和空間的關聯,更具意義,所以流程圖、組織圖、時間表、timelines,都可以讓信息更為生動,Visio是很好的輔助工具。

 

圖表的使用

表勝于文,圖勝于表,所以圖表自己就能說故事,換句話說,圖表只須標題,請勿再加上文字解釋圖表內容。詮釋這種智能型的工作,千萬不要讓計算機做,要讓睿智的我們來發揮。

 

如果怕到時緊張遺漏了重要的信息,請把要講的內容打在備忘稿中。

 

動畫的使用

 

我們經常利用大餅圖、柱形圖等來呈現統計數字,此時我們也可以多點創意,以動畫來呈現市場占有率,或業績成長,更令人印象深刻。

信息來源

演示文稿也應該尊重智能財產權,注明資料來源一來表示我們所引用信息的權威性,二來也彰顯我們的專業。

在演示文稿中可以建立自己的風格,將信息來源固定安排在投影片的固定地方,如此一來,我們演講的時候不用再花寶貴的時間去交待信息來源,觀眾就會自己在投影片的適當位置取得所需信息。投影片中的信息來源也應該采用標準書目格式,以免掛一漏萬。

例:放在每張投影片的最下方

 

 

 

 

 

 

 

(三)組織

投影片的內容要怎么安排呢?其實一場演示文稿就是在說一個故事。首先自我介紹,然后告訴觀眾將要聽到一個什么樣的故事,接下來把故事說給聽眾聽,再強調一下故事的意涵,然后幫觀眾回憶一下今天聰到了一個怎樣的故事,最后當然是謝謝觀眾的參與啰!

開場白(Introduction

好的開始是成功的一半!第一張投影片要充份彰顯占演示文稿成功關鍵58%的態度和形象,要表現我們很高興來演講而且尊重顧客,所以投影片的最上方要標明主辦單位或是會議名稱;接下來要表現我有資格來做這場演講,所以要標明姓名、職稱和服務單位或是專長。

演講是無形的,未免船過水無痕,通常主辦單位都會印制講義發給與會者參考,我們是不是曾經拿出一份講義覺得很有參考價值,可是卻忘了是怎么拿到的,我甚至還有拿過講義第一頁只有題目幾個大字而已,怎么想都想不起來是主講人是誰。千萬不要讓這樣的事情發生在我們身上,請檢查一下,第一張投影片中是否提供下列完整的信息:

會議名稱

演講主題

演講者、職稱、服務單位、連絡方式

日期

有了上述完整信息,不管我們的講義流落何方,拿到講義的人永遠有足夠的背景信息知道我們是在何時何地做這場演講,甚至聽講的對象也都意涵其中;更重要的是,當有人要引用講義中的內容時,也有足夠的書目信息,就沒有理由不把credit歸給我們;再從行銷的角度來看,有人拿到這份講義覺得內容很精彩,不用打聽馬上就有足夠的信息與我們連絡了。

例:

 

 

 

 

 

 

 

 

預告(Preview):告訴聽眾我們接下來要講什么
準備一張投影片標示內容大綱,當然如果能以圖標更念人印象深刻。所以如果是研究成果發表,可以研究流程做Preview,如果是兩、三個小時的演講,可以此preview投影片串場,幫助觀眾掌握進度。
例:
 

 

 

說明主要的和次要的概念

 

講給聽眾聽。觀眾是來聽演講或報告的,所以我們要用講的,就像是說故事一樣,從「很久很久以前......」開始,然后........,「后此王子與公主過著幸??燉值娜兆印?。讓觀眾可以很輕松地聽完整場演講,所以我們要幫助觀眾把核心概念凸顯出來,讓觀眾不費吹灰之力就捉住重點。

 

¨       這些概念對聽眾有什么意義(利益)

¨       回顧:告訴聽眾我們講過了什么

¨       結論:聽眾現在該知道什么或做什么

¨       別忘了說:謝謝!

 

(四)練習

演講都有時間限制,好的演講者要能控制時間。切記,千萬不要拖延時間,就算是前一位演講者暫用了我們的時間,我們還是要盡可能地準時結束,尤其是當我們是最后一位演講者時,因為觀眾不會記住之前誰拖延時間,只會記得我們暫用他們的寶貴時間。

要能有效控制時間需要練習,而且要知道每張投影片所花費的時間。PowerPoint有排練的功能,只要按一下 [投影片放映]菜單上的[排練時間]即可。接下來仿真演講實況,PowerPoint就會自動記錄每張投影片所花費的時閜。使用[排練]對話框中的不同按鈕暫停放映投影片、重新播放投影片、以及換到下一張投影片。 PowerPoint 會記錄每一張投影片出現的時間,并據以設定放映的時間。當完成排練之后,可以接受該項時間設定或重新試一次。

大概沒有多少人會真的這樣照表操課,但是至少照著講稿演練一遍,可以估計一場演示文稿約花費多少時間。

 

(五)講義

演講是無形的服務,所以要加以有形化,最具體的有形化就是提供講義。講義通常是將投影片的內容印出來給觀眾,通常投影片都是彩色的,但是講義卻只能印黑白的,所以在印制投影片之前請先以灰階預覽的功能檢視一遍,看看有沒有黑白無法顯示的內容,有的話應補全。另外,若有演講效果的設計,則打印投影片時,應將相關投影片隱藏起來,如穿插的笑話或互動的問題與解答。

至于講義該在演講前發或是演講后發呢?大部份都是演講前發,但是有時考慮演講效果,也可以在演講后才發,讓觀眾專心聽演講,尤其是交互式、參與式的演講。

講義是要加深觀眾的印象,所以以清楚易讀為原則,雖然PowerPoint有一頁打印六張投影片的功能,但是印出來每張投影片都看不清楚,那又何必提供講義呢,只是徒具形式而已!所以原則上是以每頁打印兩張較為清楚,有些投影片有精致的圖表時,應一張打印一張投影片。

 

小記:我們可以把一件事情做「完」,也可以把一件事做「好」;讓我們試著把每一件事都做「好」,相信世界會更美好。

 

(六)開講

終于上場的時間到了!第一原則,請提早到

 

 

透明片其實是很棒的演示文稿工具,可以面對觀眾演示文稿,可以不用太多科技能力,把全付精力放在觀眾和內容上。遇有狀況,時間縮短,可以立即調整投影片,不會手忙腳亂。

踓然投影片我們都用過了很多次,但是每個場地的屏幕架設方式不同,但是還是以橫式投影為多,所以投影片請制做橫式。投影片的更換是手動,要自然而平穩,就必須用點心,首先要把每張投影片正反面、順序都排好,加上護套以防靜電作用;在演講前試放,找到放置的最佳位置,做暗記,這樣就可以確保每張投影片放上去都平穩適當,無需上下左右移動調整。

 

上場囉!受到邀請做演示文稿是一件非常光榮的事,要優先表達,有主持人要謝謝主持人的介紹,觀眾有重要人物加以致意,盡量能提到幾位聽眾的姓名。

接下來用開場白贏得注意,盡量建立主題與聽眾的關聯性,可以以一個問題開始,但是問的問題要與觀眾的需求相關,引起觀眾的注意。

 

適時感謝觀眾的與與,永遠說「我們」,而不要用「你們」,因為「我們」表示和觀眾是同一國的;而「你們」是觀眾一國,演講者自己一國,太孤單了。

永遠面帶微笑,因為來演講是很令人高興的一件事;用友善的語調做演示文稿,不要讓觀眾感到威脅或驚嚇,讓觀眾感受到來聽演講也是一件舒服高興的事。

要談聽眾感興趣的事,因為焦點是觀眾,所以要講的是觀眾感興趣的事,不是我們感興趣的事,多舉例子和經驗,直接與聽眾溝通。

目光接觸,看著觀眾就像面對面說話一樣,請千萬不要一直問聽眾:我這樣講你們懂不懂?會不會? 知不知道?這樣觀眾會奪門而出的。

 

(七)檢討

同一個主題我們可能不只一次演講的機會,所以每次演講完就把這次演講中值得改進的地方加以修正,如果是投影片內容有需要增刪的,立即修改,下回接到類似主題的邀約時,就事半功倍了。

 

不要

þ多說故事,多舉例

þ用講(Talk),不用念
(是演講不是說教)

þ簡短(演講要像迷你裙愈短愈好)

þ切題(永遠圍繞著主題)

þ好懂

 

ý不要用術語或縮寫

ý不要用太多統計數字

ý不要太過花俏眩耀

ý不要超過時間

ý不要念,不要背

 

 

 

謝謝大家耐心觀看,本文到此結束!

 

 

文章錄入:chinappt    責任編輯:chinappt 
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